律师的知识管理从何处下手?

作者 | 编辑部出品

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来源丨星瀚微法苑(原题:《做好知识管理,从今天开始丨技术派》)

在你的日常工作是否碰到过这样的时刻:明明是之前接触过甚至研究过的问题,下次遇到相似情形,还是经常懵掉,不知从何作答;办理了这么多案子,经验丰富,但很多问题的点还是记不清,每次碰到都要耗费时间精力去做检索研究……造成这些的很大一部分原因是没有把知识系统化的积累并扎实地消化掉。


终生学习是律师的宿命,因此“知识管理”这个词在律师行业被反复提及,知识管理的重要性不言而喻,但是如何做好知识管理却令不少律师困惑。本文我们就来讲讲,如何进行知识管理。


首先要明确几个要素:

  • 自己需要获取哪些方面的知识?

  • 知识来源渠道有哪些?

  • 知识按什么要素分类?

  • 如何消化知识?

  • 按什么规则归档?



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知识收集

知识管理的第一步是收集。初级阶段,最重要的是知识的“广”度,尽可能去了解某一行业或者某一知识点的全貌。知识的来源渠道既有外部的新法新规、他人的专业研究成果;也可以是自己在法律调研、办案过程中产生的经验、解决的问题等。

网络的发展给了我们充足的机会去接触知识,我们应该充分利用手上的资源,充实自己的知识仓库,不妨建立这样的习惯:

利用碎片化的时间摄取知识。上下班路上的通勤时间就是不错的选择。例如,听一段实用的知识分享,将感到有收获的地方记录下来,每月做一次整理;看一些行业动态,对有用的信息进行标记或收藏。例如,关注互联网行业的律师可以持续订阅“36氪”,关注商业地产的律师可以留心“RET睿意德”等;时间充裕的话,可以定期看看行业研报,诸如“艾瑞网”“清科研究中心”等网站中会有不少有含金量的行业报告;

设定一个读书目标。每周读一本书、或者每月读一本书,如果一个人读书容易产生惰性,那么可以拉着同事组成“读书小组”,定期开展读书会交流分享,互相督促、更容易坚持;

在互联网上浏览专业知识的相关信息时,对重要页面进行收藏、对关键知识点进行裁剪和在线归类;

有意识地将自己写过的调研报告、法律意见等进行分类;

好记性不如烂笔头。对于一些临时迸发出的想法、与客户洽谈时产生的火花都可以随时记录,以免事后忘记……

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知识分类

建立自己的数据库是知识管理的目标之一。不论是信息资料,还是研究成果,都应该在分类管理后保存进自己的数据库,以初步形成一个知识框架。这样才能形成记忆和理解的逻辑,未来也才有可能拿出来温故知新。

知识的分类可以按照相关联的行业进行分类,例如:互联网行业、教育行业、医疗行业、地产行业;也可以按照法律业务领域来分,比如:公司领域、金融领域、劳动人事领域等。当然,还可以从领域入手,再进一步细分,最后可以将自己收集的“文章”“案例”“法律法规”等一一填充进去。
分类过程中,很容易碰到某一行业的具体法律问题既能归入某行业、也能归入业务领域的“交叉”情况,我们建议大家可以巧用一些效率工具,在文件上传时打上标签,标签管理不仅可以解决交叉分类中的尴尬,还更加便于搜索和使用。

更进阶的律师们不仅会进行分类,还能构建自己的思维导图,以可视化的方式呈现,加深记忆和理解,在使用的过程中也会更为高效。

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知识消化

每天看了很多行业报告、专业文章,存了很多精华知识,但想用的时候还是会觉得无从下手;接触了很多知识,但好像个个都只是一知半解;这个知识我懂,但让我自己讲一遍我说不出来……
这些都是因为知识尚未消化吸收成为自己的储备。知识消化是一个输入与输出的过程。很多人的知识管理止步于收集,收藏即学习的做法是错误的。关于如何吸收,我们或许可以这样做:
定期回看自己收集的知识,边回看边做笔记,帮助自己加深记忆
不断优化自己的知识分类,通过不同的方法、不同的维度,或者设计不同的命题,来提取内容、重新分类;
在回看和分类的过程中再结合当下的形势,更新、补充知识点。
知识输入后,当然也少不了知识输出。这是对知识的“复盘”,我们建议的知识输出方法有:
写专业文章。撰写专业文章的同时也是自己对某一问题的完整解决思路的梳理过程,是在吸取多份知识养分后提取的属于你的精华内容;
写办案笔记。也许你的想法还没有那么系统性,那是点滴的闪光点串成办案笔记,无论是对于自己还是他人,都会是有所帮助的;
画思维导图、制作课件。可以将自己较为体系化的知识设计成一堂课,与同事分享,或者在客户面前展示;
与同事交流。相对上述三种方法,这种做法更为简单,在说的过程中检验自己的理解程度;也在彼此的交互中发现问题、互相提高。
当然,写文章、写办案笔记或者是做成课件的更大优势在于,在知识积累的同时还同步进行了个人营销素材的积累,将知识进一步提升为赢得客户信任的武器。
ps.如果大家对于知识积累缺乏动力的话,用输出倒逼输入也是很好的方法。

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知识复用

做知识管理,积累知识是一方面,更重要的是在进行法律服务时,可以方便地调用数据库的知识,这就要求体系化地进行知识管理。因此,我们在整理文件、进行知识输出时最好都有规范的文件命名、并“打上标签”。规律的命名可以在检索时大大节省查找时间,在命名时也应尽可能地体现文件的基本信息。

在《律师执业基本素养》一书中,就提出文件命名的七个要素,即提供文件的事务所简称、律师代码、归属卷宗、文件内容、完成时间、版次、文章语言。要素可以根据实际情况确定,只要坚持按固定格式进行命名,久而久之,你会发现你的知识架构越来越清晰有序。
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知识更新

法律是不断修改更新的,因此并非做了一段时间的知识管理,法律服务质量就上去了,便可以停止了。

知识更新的最好办法是基于共享,共同提高。以我们很熟悉的知识类APP知乎为例,针对某一个提问,答题者们会不断留言回答,回答与回答之间也可以互相评论,根据评论和提问,我们经常看到答题者会出现分割线,对自己的答案进行更新和优化。也就是说,在这种“知识社区”的氛围下,知识更加容易传播、滚动、从而达到更新和优化。

所以,如果律师们是团队作战的,那么就可以在自己的团队内形成团队的知识管理,共享知识管理库,那么团队律师在对某一个问题进行研究或答复前可以先查看团队内部的知识库是否有相关内容。

例如,律师A要调研某一问题,他看到知识库中已有此前律师B的调研成果,那么他可以在开始调研前先看看:调研的维度是否一样?背景信息是否有调整?如果A与B遇到的情况完全一致,那么B也可以复核一下A提供的信息,如有新的情况就做好记录与更新;如果是针对类似问题的不同研究,那么新老研究成果也可以合并进行共同展现,从而获得更为全面的信息。


新年伊始,不少人的新年计划中一定有好好学习这一项。有效的知识管理对个人的学习能力、业务能力都将起到相辅相成的作用,尤其对新人来说,如果从入职初期就注重知识管理,日积月累,对今后的成长无疑是大有裨益的。做好知识管理,相信你一定会成就感满满,让我们一起成为热爱法律的技术派!


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